Las nuevas TIC, aliadas de Pabisa Hotels para mejorar sus resultados

Pabisa Hotels inició hace menos de un lustro una importante apuesta por la automatización de todos los procedimientos rutinarios propios de la actividad de los hoteles. Mediante la aplicación de las TIC (Tecnologías de la Información y el Conocimiento), la compañía ha logrado en este período mejorar sus resultados sensiblemente en términos de eficacia y eficiencia.

La generalización de las TIC en Pabisa Hotels ha incrementado, a su vez, la calidad de muchos puestos de trabajo en sus centros. Esto ha sido resultado de la sustitución de tareas de rutina por tareas de control, dejando más tiempo a los empleados para dedicarse a su actividad principal en lugar de a cometidos de tipo administrativo.

Hefesto: los inicios

En 2015, el Departamento de Informática de la empresa, con José Luis Fortes al frente, lanzó la primera de las aplicaciones que han cambiado la manera de trabajar en Pabisa Hotels. Este primer producto, llamado Hefesto, se utiliza desde entonces para la gestión de las incidencias de los servicios técnicos de los hoteles.

Los usuarios de Hefesto son la gobernanta, el chef, el jefe de comedor, el jefe de bar, la recepción y la dirección del centro que, mediante una aplicación instalada en una tableta móvil, comunican de manera automática y ágil cualquier incidencia detectada para que los técnicos puedan solventarla.

En 2016 llegó Vesta, un software para gobernantas con una doble función. Por un lado, facilita el reparto de habitaciones y tareas a las camareras de pisos y, por otro, agiliza la revisión de las habitaciones y la comunicación con la recepción.

Sobre la base del desarrollo realizado para Vesta, posteriormente se han incorporado otras dos aplicaciones, MasterBooke Inventarios, al servicio de los departamentos de compras. La segunda, como su nombre indica, sirve para tener automatizado el inventario de cada hotel. Y MasterBook es la herramienta informática para realizar pedidos a los proveedores seleccionando los productos de un catálogo online y enviando la orden por correo electrónico.

2019: Maia, un paso más

Este año se ha incorporado Maia a la familia de aplicaciones desarrolladas por el equipo de Informática de Pabisa Hotels. Se trata de una aplicación para la gestión de registros (checklistde tareas, lecturas de contadores, control de temperatura de los buffets, etc.), cuya implantación ha resultado de gran ayuda para los objetivos de la certificación de calidad ISO 9001.

Maia dispone además de un panel general de supervisión, desde el cual se puede controlar el trabajo que se hace en los hoteles en tiempo real. En adición, la aplicación está dotada de un sistema de alertas que se activa automáticamente cuando algún valor de los registros está fuera de los parámetros normales.

También en 2019 se ha puesto en marcha Mystic, un software de gestión de incidencias de IT que sirve para agilizar cualquier necesidad de soporte y mantenimiento de las tecnologías de la información y la comunicación dentro de la compañía.

El salto tecnológico en la operativa

Cuando la propiedad y la dirección de Pabisa Hotels se plantearon extender el uso de tablets y aplicaciones informáticas a todos los responsables de cada área de los hoteles, sabían que era un reto importante. Evidentemente, hubo un tiempo de adaptación en la transición del papel a la pantalla.

Pau Obrador, director de Operaciones de Pabisa, destaca que “la tecnología no sustituye las habilidades del jefe de departamento. Es solo una herramienta para agilizar su trabajo y hacerlo más interesante”. Gente que antes hacía tareas rutinarias es ahora un controller.

Desde el punto de vista operativo, las ventajas han sido evidentes desde el primer momento: cualquier incidencia es conocida en el día y por todos los responsables implicados, de modo que se soluciona antes. Además, se ha generado ahorro de tiempo en las tareas diarias y este tiempo puede dedicarse al análisis y gestión de datos con el fin de hacer mejoras continuas.

Mejora de la eficiencia

Uno de los objetivos perseguidos con la apuesta tecnológica de Pabisa Hotels ha sido, según su director Financiero, José Ginard, simplificar la carga administrativa para permitir a los responsables de departamento dedicarse a sus tareas principales y, con ello, mejorar indirectamente la satisfacción de los clientes, las ventas y los resultados.

Para una cadena hotelera en expansión, como es el caso de Pabisa, es también fundamental tener estandarizados los procesos de cara al crecimiento y disponer de control sobre el estatus de los procedimientos en todo momento.

Así mismo, tiene un gran valor para el negocio la información que puede extraerse del cruce de datos de las aplicaciones a disposición del área deBusiness Intelligence. Por último, la eliminación del gasto en papel impreso y su efecto en la sostenibilidad de la compañía tampoco es un aspecto baladí, por el compromiso de Pabisa Hotels con el entorno.

En el último año, el Departamento de IT de Pabisa ha crecido con la incorporación de un nuevo miembro. Este coste, que eleva a cuatro los integrantes del área, más el de los dispositivos móviles del personal, quedará compensado a medio y largo plazo gracias a los ahorros en eficiencia.